Komunikacja T/F: gdy ktoś z pracy się żali, najpierw wysłuchać, doradzić czy wspólnie zająć się zadaniem?

Ktoś z pracy mówi: „Ten materiał znowu trzeba poprawić. Naprawdę mam już trochę dość”. Od razu pomagasz rozpisać kolejne kroki, ale rozmowa się urywa. Innym razem mówisz tylko: „To musi być męczące”, a w odpowiedzi słyszysz: „Czyli możesz mi pomóc to przejrzeć?”

Chęć pomocy jest podobna, ale te dwie rozmowy mogą wymagać różnych reakcji. Tłumacząc to sobie słowami „Mam preferencję T, więc tylko rozwiązuję problemy” albo „To osoba z preferencją F, więc chce tylko pocieszenia”, łatwo przeoczyć, o co druga osoba prosi w danej chwili. Można najpierw ustalić, czego potrzebuje, a potem wspólnie zdecydować, co dalej.

Co mówi T/F, a co mówi pojedyncza reakcja?

W modelu typów oznaczanych czterema literami T/F dotyczy tego, na czym bardziej naturalnie skupiamy się przy podejmowaniu decyzji. Jak wyjaśnia opis preferencji Myers & Briggs Foundation, T oznacza większe skupienie na logice i obiektywnych zasadach, a F — na wartościach i wpływie decyzji na osoby, których one dotyczą. Każdy korzysta z obu tych sposobów. Znaczenie tych pojęć w modelu typów różni się od potocznego rozumienia emocji czy inteligencji.

Dlatego jedna udzielona rada nie świadczy o braku troski, a jedno pocieszenie nie oznacza, że ktoś nie potrafi analizować. Opis preferencji The Myers-Briggs Company również podkreśla, że preferencje nie są równoznaczne z umiejętnościami ani zdolnościami. Jeśli chcesz najpierw poznać poszczególne pary liter, przeczytaj artykuł Cztery litery typu osobowości a codzienne preferencje.

W konkretnej rozmowie trzeba też wiedzieć, co druga osoba już zrobiła, jakiej pomocy oczekuje i w jakim zakresie możesz się zaangażować. Warto zapytać o to wprost.

Najpierw jednym zdaniem ustal, jak ma wyglądać ta rozmowa

Oto fikcyjny przykład współpracy: Ning odpowiada za połączenie materiałów, a Zhou za część z danymi. Ustalili, że scalona wersja będzie gotowa w piątek w południe. W czwartek Ning mówi: „Struktura znowu się zmieniła. Wygląda na to, że cała dotychczasowa praca poszła na marne”.

Zhou może najpierw powiedzieć: „Ciągłe poprawki brzmią naprawdę męcząco. Chcesz najpierw opowiedzieć, co się stało, czy wolisz od razu wspólnie sprawdzić, jak to zmienić?” Druga osoba może też odpowiedzieć: „Jeszcze nie wiem”. Wtedy można zapytać: „To może najpierw cię wysłucham, a potem ustalimy, czego potrzebujesz dalej. Dobrze?”

Jedna odpowiedź nie musi obowiązywać przez całą rozmowę. Ktoś może najpierw chcieć dokładnie opowiedzieć, co się wydarzyło, a dopiero później potrzebować rady. Może też chcieć jedynie ustalić, czy jesteś w stanie wykonać konkretne zadanie. Dając drugiej osobie możliwość doprecyzowania, łatwiej uzyskać jasne informacje niż zgadując na podstawie liter.

Ta sama sytuacja może wymagać dwóch różnych odpowiedzi

Jeśli Ning mówi: „Chcę najpierw dokończyć opowieść, teraz nie chcę słuchać propozycji rozwiązań”, Zhou może odpowiedzieć:

„Dobrze, mów. Na razie nie będę proponować poprawek. Mam teraz chwilę, żeby cię wysłuchać. Zostawmy też trochę czasu na ustalenie, jak zorganizować pracę nad scaloną wersją na piątek, dobrze?”

Taka odpowiedź wyraża gotowość do słuchania, a zarazem wskazuje sprawy, które nadal trzeba omówić. Jeśli Zhou ma w tej chwili inne plany, może powiedzieć, kiedy będzie mieć czas, i zapytać, czy ten termin odpowiada drugiej osobie. Nie musi wbrew sobie obiecywać, że będzie towarzyszyć jej bez ograniczeń.

Jeśli Ning mówi: „Potrzebuję, żebyśmy wspólnie sprawdzili, na które dane wpływają te zmiany”, Zhou może odpowiedzieć:

„Jasne. Najpierw sprawdzę część z danymi i zaznaczę miejsca, których dotyczą zmiany, a potem ustalimy, jak trzeba dostosować strukturę. Która część martwi cię najbardziej?”

Wspólnie pracując nad zadaniem, nadal można dostrzegać obciążenie drugiej osoby. Z kolei zaczynając od słuchania, można zostawić miejsce na późniejszą rozmowę o faktach i organizacji pracy. Obie odpowiedzi da się dostosować do sytuacji i obie mogą stosować osoby z preferencją T lub F.

Zbierz potrzeby, obowiązki i terminy na jednej karcie

Gotowość do słuchania i ustalenia dotyczące pracy można omówić osobno. Nawet jeśli chcesz wysłuchać drugiej osoby, niekoniecznie możesz wykonać za nią całą pracę. Nawet jeśli obowiązuje termin, warto najpierw wyjaśnić wymagania dotyczące zmian, zamiast ponaglać bez pełnych informacji.

Wracając do poprzedniego przykładu, można wspólnie wypełnić taką kartę ustaleń:

Terminy i podział obowiązków w tabeli są jedynie elementami tego fikcyjnego przykładu. Korzystając z niej, zastąp je informacjami ze swojej sytuacji. To opracowana na potrzeby artykułu karta do rozmowy — nie ma zasad punktacji i nie służy do określania typu osobowości.

Jeśli obie strony uznają, że pierwotnych ustaleń nie da się już zrealizować, mogą przedstawić konkretne trudności i możliwe rozwiązania odpowiedniej osobie odpowiedzialnej za dalsze ustalenia. Nie zakładaj, że zadanie zostało anulowane tylko dlatego, że druga osoba potrzebuje wysłuchania. Nie zakładaj też, że pomaganie daje ci prawo do zobowiązania się w jej imieniu do nowego terminu oddania pracy.

Jeśli rada padła zbyt wcześnie, nadal można wrócić do ustalenia potrzeb

Jeśli druga osoba mówi: „Nie tego chcę teraz słuchać”, możesz się zatrzymać i wrócić do tego, czego potrzebuje w tej rozmowie:

„Od razu zaczęły mi przychodzić do głowy rozwiązania, bez pytania, jak chcesz o tym porozmawiać. O czym chcesz mi teraz najpierw opowiedzieć? Kiedy zechcesz, omówimy dalsze kroki”.

Jeśli druga osoba oczekuje praktycznej pomocy, możesz też powiedzieć: „Moja odpowiedź skupiła się tylko na pocieszeniu, bez ustalenia, w czym potrzebujesz mojego udziału. Wolisz, żebym najpierw przejrzał materiały, sprawdził dane czy wspólnie z tobą doprecyzował wymagania?” Następnie wyjaśnij, co możesz zrobić, aby obie strony miały możliwość uzgodnienia zakresu pomocy.

Te zdania to propozycje sformułowań, które można przeredagować. Nie gwarantują, że druga osoba je zaakceptuje. Jedna nietrafiona reakcja nie musi też prowadzić do wniosku: „No tak, T i F nie potrafią się porozumieć”. Można zamiast tego sprawdzić, o jakie potrzeby nie zapytano wystarczająco jasno, jakich faktów jeszcze nie zweryfikowano i co warto powiedzieć następnym razem.

Lepiej poznawaj swoje preferencje na podstawie konkretnych doświadczeń

Wracając do tej rozmowy, możesz zanotować, co najpierw przyciągnęło twoją uwagę i co zmieniło się po uzyskaniu dodatkowych informacji. Zachowuj także przykłady, które nie pasują do twojej pierwotnej oceny. Nie trzeba zmieniać opisu doświadczeń tylko po to, by dopasować je do jednej litery.

Jeśli chcesz poznać test i raporty oferowane w tym serwisie w oparciu o cztery pary preferencji, zacznij od opisu testu. Udzielanie odpowiedzi w serwisie jest bezpłatne, natomiast wynik typu i pełny raport wymagają odblokowania poprzez jednorazowy zakup, bez automatycznego odnawiania opłat. Przed zakupem zapoznaj się ze szczegółami zawartości i zakresu dostępu w informacjach o cenach. Z powyższych przykładów rozmów i karty ustaleń można korzystać od razu, bez wcześniejszego poznania typów obu osób.

Źródła

1. Myers & Briggs Foundation: Preferencje MBTI. Źródło wyjaśnienia T/F w modelu typów oraz różnic względem potocznego znaczenia tych pojęć.
2. The Myers-Briggs Company: Fakty o MBTI, pytania 6 i 7. Źródło wyjaśnienia, że typ nie opisuje całej osobowości, a preferencje nie są równoznaczne ze zdolnościami.

Powyższe źródła nie stanowią certyfikacji zestawu pytań, sposobu punktacji ani trafności testu w tym serwisie. Fikcyjne sytuacje, karta ustaleń i propozycje wypowiedzi zostały opracowane na potrzeby tego artykułu i nie są zweryfikowanymi narzędziami do oceny komunikacji.